Đến với năm 2023, tôi muốn thử nghiệm 1 phương pháp làm việc mới, khiến cuộc sống hằng ngày có tổ chức hơn, cũng như sử dụng hiệu quả thời gian, công sức mình bỏ ra hơn.

Vì sao tôi muốn thử phương pháp mới?

Có một vài năm, tôi cũng thử viết một danh sách 10 điều muốn làm trong năm và đến khi cuối năm tổng kết lại, chỉ làm được 1 trong số đó. Một cảm giác ố zề. Một người luôn nêu cao tính kỷ luật, làm việc có kế hoạch, thế mà khi áp dụng nó cho chính bản thân, kết quả hết sức thất vọng.

Rồi sau năm ấy, tôi không còn lập mục tiêu hằng năm nữa, cứ để cuộc đời đẩy mình tới đâu thì mình tính tới đó. Duy nhất chỉ có hoài bão ra nước ngoài làm là còn hiển hiện trong đầu.

Năm nay, tôi muốn thử một phương pháp làm việc mới, xem nó hiệu quả tới mức nào. Mọi chuyện bắt đầu từ 1 bữa tiệc của công ty, bà sếp kể chuyện đứa cháu gái bả, có năng khiếu làm quản lý dự án, khi nó sắp đặt mọi công việc đều rõ ràng, bài bản. Lúc đấy, ý tưởng lóe lên trong đầu tôi, tại sao mình không xem những thứ mình muốn làm trong năm là 1 dự án nhỉ, và rồi áp dụng những kiến thức về quản lý dụ án đã học vào ???

Vấn đề của những năm trước

Tôi nghĩ, vấn đề lớn nhất trong việc không hoàn thành được những mục tiêu đề ra, không phải vì mình không có năng lực làm nó, mà là mình …. quên béng nó. Đúng vậy, rất nhảm shit. Đặt cho đã vào rồi trong năm, quên mất nó luôn. Tình trạng này rất dễ diễn ra tại các thời điểm mình cần tập trung vào việc khác. Ví dụ như thi cuối kỳ, chạy deadline dự án, tham gia các event trong công ty. Bỏ lơ tụi nó tầm 2 tuần là quên hẳn luôn. Vậy nên, muốn hoàn thành mục tiêu đề ra trong năm, trước hết là phải …. nhớ nó cái đã.

Vấn đề thứ 2, đấy chính là những mục tiêu đặt ra, dù tốt cho tương lai sau này, nhưng lại không gắn chặt với hoàn cảnh/công việc hiện tại. Vì thế, khi vào công việc, dễ quên đi mục tiêu. Một ví dụ, nếu bạn làm nghề lập trình (kinh nghiệm đang còn ít, mới vào nghề) và mục tiêu của bạn là thành thạo về chứng khoán. 2 thứ này hầu như chẳng liên quan gì đến nhau. Vì đang còn ít kinh nghiệm lập trình, nên thời gian bạn phải dành ra để bổ sung kiến thức, giải quyết các lỗi, tìm chỗ đứng trong team sẽ rất nhiều. Và vì thế, bạn cũng sẽ quên béng đi mục tiêu học chứng khoán.

Và vấn đề thứ 3, đặt ra quá nhiều mục tiêu trong khi không đủ nguồn lực. Dù cho bọn chúng có liên quan đi chăng nữa, nhưng nguồn lực của ta có hạn, ta không thể kham nổi. Khi đặt mục tiêu, ta còn phải tính tới thời gian nghỉ ngơi, thư giãn tinh thần, đi chơi với bạn bè, v.v. Như thế, kế hoạch mới thực tế. Không biết mọi người thế nào, khi lập lịch, tôi đã mắc 1 lỗi rất cơ bản, xếp kín lịch, chỉ chừa thời gian nghỉ khá nhỏ. Vô tình, nó biến mình thành 1 cái máy và không có chỗ để giải quyết các sự cố có thể xảy ra. Không nhiều, cần 1 tuần liên tục không hoàn thành mục tiêu thôi, đã thấy chán và muốn nghỉ khỏe rồi.

Giải pháp

Để giải quyết tình trạng đặt những mục tiêu không thực tế như các năm trước, tôi dự định áp dụng mô hình Agile để làm việc. Các bạn có thể xem thêm so sánh về mô hình Waterfall và Agile trên mạng. Để tóm tắt, tôi nghĩ Agile khá phù hợp với việc quản lý dụ án cá nhân, đặc biệt là trong những trường hợp như tôi, chưa biết chắc chắn mình muốn gì, kế hoạch cụ thể là gì. Agile sẽ giúp ta liên tục nhận phản hồi (feedback) từ bên ngoài và tinh chỉnh kế hoạch cho hợp lý hơn, bám sát thực tế hơn. Tại sao phải bám sát thực tế, vì “For a successful technology, reality must take precedence over public relations, for nature cannot be fooled” - Richard Feynman. (Tạm dịch: Đối với sự thành công của một công nghệ, thực tế phải được ưu tiên hơn quan hệ công chúng, vì tự nhiên không thể bị lừa). Vâng, tự nhiên hay thực thế, không thể bị lừa được !!!

Với việc liên tục nhận được feedback, ta có thể biết ngay được công việc đang tiến triển như thế nào, cần phải điều chỉnh ra sao. Sẽ không còn tình trạng làm, mà không biết làm đúng hay sai, phải chờ đến cuối mới biết được. Lúc đó, đã quá muộn. Hơn nữa, về mặt tâm lý, việc thấy mình liên tục phát triển qua từng tuần, sẽ mang lại nhiều cảm giác tích cực hơn. Dù nó chậm đi chăng nữa, nhưng mình vẫn luôn tiến lên.

Tôi cũng muốn áp dụng phương pháp SMART để xác định các mục tiêu cần làm. Có nhiều bài viết hay về phương pháp này trên mạng, ở đây, tôi chỉ tóm tắt một vài ý chính. SMART là viết tắt của:

  • Specific (cụ thể): Mục tiêu cần cụ thể, không/hoặc ít có chức năng phụ. Càng cụ thể, bạn càng dễ nghĩ ra các bước cần làm để đạt được mục tiêu đó. Cần cụ thể, chứ không cần lớn, tham vọng nhé các bạn.
  • Measurable (có thể đo lường được): thước đo để đánh giá công việc đang tiến triển và như thế nào là hoàn thành công việc. Bạn cần phải lượng hóa nó thành một dạng có thể đo được, không định tính. Ví dụ, thay vì nói, “tôi sẽ nộp đơn nhiều công ty trong một tuần”, thì hãy lượng hóa nó thành “tôi sẽ nộp đơn xin việc 5 công ty/tuần”.
  • Achievable (có thể đạt được): mục tiêu cần phải nằm trong khả năng mình có thể làm được. Ngắn gọi là đừng ảo tưởng sức mạnh. Tôi hay dùng từ nguồn lực (resource), thì từ này bao gồm nhiều yếu tố như thời gian, kiến thức hiện tại, tài liệu hiện có vì có thể phải bỏ tiền mua khóa học, ….. Nên cân nhắc cả những yếu tố này.
  • Relevant (liên quan): Mục tiêu nên liên quan trực tiếp đến giá trị bạn theo đuổi, đến cộng việc hiện tại, đến kế hoạch dài hạn và đến khả năng phát triển trong tương lai. Mục tiêu quan trọng với bạn như thế nào?
  • Time-based (khoảng thời gian cụ thể): Khoảng thời gian để thực hiện mục tiêu, nó giúp bạn đánh giá tính hiệu quả của quá trình thực hiện. Hơn nữa, cũng giúp bạn ưu tiên nên thực hiện điều gì trước, điều gì sau.

Năm nay, tôi sẽ không thiết lập mục tiêu theo năm nữa, mà sẽ chia thành 4 quý. Mỗi quý sẽ cố gắng thực hiện xong 1 hoặc 2 mục tiêu cụ thể. Tại sao lại chọn quý? Nếu bạn để ý, một học kỳ ở đại học, thường rơi vào từ 12-15 tuần, và chúng ta học 3 - 4 môn/học kỳ, có khi nhiều hơn. Tôi cũng muốn áp dụng khung thời gian như vậy để học 1 kỹ năng mới. Mỗi môn học tương đương một kỹ năng mới mà phải không? Bởi vì đã đi làm và có nhiều thứ khác, cho nên giảm bớt lại chỉ còn 1 hoặc 2 mà thôi. Theo quan điểm riêng, chỉ cần 1 mục tiêu cho 1 quý là đủ, nếu nó được hoàn thành 1 cách xuất sắc. Không cần nhiều, quan trọng là chất lượng. Bởi vì bạn sẽ dùng nó vào chính công việc và cuộc sống. Đi làm rồi, cần gì quan tâm mới điểm số nữa. Chốt lại là nếu siêng, bạn có thể làm kế hoạch cho 2 mục tiêu/quý. Nhưng cần xác định 1 cái quan trọng nhất và đảm bảo nó được làm thường xuyên. Trong một ngày, khi đã làm xong nó rồi, còn thời gian rảnh thì có thể lôi cái thứ 2 ra làm.

Và nếu rảnh nữa, tôi đề xuất làm 1 cái “free-time todo list” (danh sách công việc cho lúc rảnh). Danh sách này sẽ gồm những việc mà bạn muốn nhưng chưa làm. Ghi hết chúng ra, để khi rảnh, không có gì làm, lôi tụi nó ra xử từng đứa. Lúc này, sẽ không bao giờ còn câu nói: Chán quá không biết làm gì. Danh sách này là phòng cho trường hợp đó. Để danh sách này dài ra, có 1 cách khá hữu ích. Đấy là khi gặp 1 sự việc gì đó, bạn thắc mắc, muốn tìm câu trả lời nhưng chưa rảnh, thì hãy ghi chép ngay lại. Nhớ là phải ngay và luôn. Kèm theo ngữ cảnh thích hợp để mai này đọc lại còn hiểu.

Chi tiết cách thực hiện cho từng quý

Ở phần này, tôi sẽ bê y nguyên cách thức vận hành của Agile vào. Các bạn có thể tham khảo thêm ở trên mạng

Đầu tiên, phần yêu cầu. Cần xác định mục tiêu muốn làm là gì, các bước cần phải thực hiện. Không cần phải quá chi tiết, vì chúng ta sẽ tinh chỉnh nó trong quá trình thực hiện. Có thể lên từ 5 - 7 task cho 1 sprint. Tôi chưa làm việc này bao giờ nên cũng không rõ lắm, các bạn tham khảo thêm hen.

Mỗi 2 tuần sẽ được gọi là 1 sprint. Xác định 1 ngày cố định trong tuần để làm sprint. Kết thúc mỗi sprint, ta sẽ đánh giá lại việc của sprint trước và lên công việc (task) cho sprint tiếp theo. Vì là 2 tuần, nên khả năng dự đoán của ta sẽ chính xác hơn khi dự đoán cho 3 tháng hay 1 năm. Tôi đề nghị dùng thứ 4 hàng tuần cho việc đánh giá sprint. Không nên là cuối tuần vì những ngày này, ta có thể đi chơi, tụ tập bạn bè và bị lỡ việc đánh giá. Cần phải nói thêm, khả năng dự đoán này rất quan trọng đấy. Nếu bạn có thể dự đoán việc xảy ra ở 5 - 10 năm sau, hay dự đoán được xu hướng phát triển một cái gì đó, ngày bạn trở nên giàu có, hạnh phúc không còn xa nữa đâu. Nếu ta có thể dự đoán chính xác được việc sẽ hoàn thành trong mỗi 2 tuần, rồi 3 tháng, rồi 1 năm hoặc xa hơn, tôi nghĩ rằng, ta đã ở 1 đẳng cấp hoàn toàn khác. Một Vanga mới chăng? =)))

Mỗi ngày, ta sẽ duy trì daily meeting (họp công việc hằng ngày) vào mỗi buổi sáng, khoảng 5 - 10 phút. Ở buổi họp này, ta sẽ trả lời 3 câu hỏi: Ngày hôm qua làm được gì? Hôm nay sẽ làm gì? Đang vướng mắc ở đâu? Tôi chọn buổi sáng vì nó sẽ định hình cho ta biết, hôm nay sẽ làm gì. Nghĩa là, ngày mới bắt đầu trong khuôn khổ, có kế hoạch, chứ không vô định, không kế hoạch.

Và tất nhiên, các buổi meeting nên diễn ra tại 1 thời điểm cố định để tạo thành thói quen, phản xạ vô điều kiện. Có thể làm 8h sáng hằng ngày hay sao đấy. Tôi đánh giá cao thói quen hơn sự nỗ lực. Bởi vì thói quen, nó như một phần cuộc sống của ta vậy, ta làm nó mà không cần phải cố gắng quá nhiều, không bị mệt mỏi về thể xác lẫn tinh thần. Còn nỗ lực, nó là 1 cái gì đó, ta làm nhưng không được tự nhiên, phải cố chịu đựng. Liệu có thể chịu đựng được bao lâu trước khi không chịu nổi nữa? Do vậy, với tôi, hình thành thói quen quan trọng hơn.

Kết

Hy vọng năm mới, tôi sẽ theo được phương pháp này, để năm sau nhìn lại, thấy rằng mình cũng không phải … lý thuyết xuông. hahaha